…Construir lo que deseaste

Voy a iniciar este artículo dando un poco de contexto (y de forma resumida) del porqué la importancia de los submittals dentro de un proyecto de arquitectura y construcción.

Alcance: Antecedente de un Submittal

En las primeras etapas de un proyecto, tenemos la conceptualización, diseño y desarrollo de documentos constructivos, dentro de los cuales se define el alcance a ejecutar. Luego los planos constructivos pasarán por las aprobaciones de las entidades locales correspondientes. Igualmente todos estos documentos generados pasarán a formar parte del proceso de licitación.

Cada uno de los participantes en el concurso de licitación recibirán estos documentos y presentarán sus propuestas económicas para la construcción del proyecto según el alcance solicitado por el cliente en los documentos que contienen la descripción de dicho alcance.

Cuales son estos documentos que contienen el alcance? Estos documentos dependerán del tipo de proyecto de arquitectura y construcción, entre los cuales se pueden mencionar:

• Planos constructivos
• Especificaciones técnicas
• RFP – Request for Proposal, por sus siglas en inglés, ó, como se le llama en algunos lugares, Pliego de Licitación
• Reglamentos de diseño y construcción
• Regulaciones locales
• Contrato de construcción
• Adendas a dicho contrato
• Certificaciones con las que debe cumplir

Se llegó el momento de preparar y presentar el Submittal

Ya para este punto, parte de los interesados del proyecto tendrán un conocimiento bastante amplio del alcance del proyecto. Una vez adjudicado el mismo ( o cuando crean mas conveniente según la programación del proyecto), es recomendable que se genere un primer registro, que por lo general se le llama Submittal Log, de todas las aprobaciones que deberán ser presentadas de materiales, equipos, sistemas constructivos, personal calificado, mobiliario, dibujos de taller, etc. , que se deberán presentar para aprobación al Dueño del Proyecto, al Gerente de proyecto, al Arquitecto y los Ingenieros, y cualquier otro involucrado que deba tener debido conocimientos de lo que se vaya a ejecutar en obra.

Digo un primer registro porque, es común que en el transcurso del proyecto surja la necesidad de incluir o modificar en este registro, ya que el alcance de un proyecto puede ser dinámico e iterativo, puede presentar modificaciones a lo largo de la duración del proyecto.

Llegado a este punto, ¿Qué es un Submittal y por qué es importante ?

El Submittal es un paquete conformado por:

• Formulario de Submittal con información general del proyecto y de lo que se va a someter a aprobación
• Muestras de materiales
• Fichas técnicas
• Mockups de instalaciones y sistemas constructivos
• Planos taller
• Manuales de Instalación
• Catálogos
• Entre otros

para presentar a aprobación materiales, equipos, sistemas constructivos, personal calificado, mobiliario, dibujos de taller, etc. validando que todos cumplen con lo solicitado en los documentos contractuales que dan forma al alcance.

La presentación de submittals es importante porque, mediante a misma el contratista, subcontratista(s) y proveedor(es) demuestra al los interesados del proyecto responsables de aprobaciones, que todo aquello que va a utilizar para la construcción de la obra corresponde a lo solicitado en los planos constructivos, especificaciones técnicas, regulaciones locales, etc.

¿Qué debe tenerse en cuenta en el proceso de presentación y aprobación de los Submittals?

Para dar un orden al envío de submittals es recomendable apoyarse con los tiempos de entrega del proyecto. Para poder comprar materiales, equipos, ejecutar fabricaciones e instalaciones, se deberá contar con los submittals correspondientes aprobados, así que el mismo deberá ser presentado oportunamente porque:

• Los proveedores pueden tener el equipo o material en stock o bien tienen que solicitarlo a fábrica y su envío puede tomar un tiempo.
• En el caso del mobiliario, deberá ser fabricado previamente y luego instalado en sitio.
• Cualquier otro procedimiento previo a su llegada a obra.

Todos los involucrados en el proceso de aprobación de submittals deberán tener presente que el tiempo del mismo puede afectar los tiempos de entrega o de finalización de cada una de las tareas de ejecución en obra.

¿Cuáles son las ventajas de presentar Submittals?

• Validar y aprobar que todo aquello que se suministre, construya, ejecute o instale en obra estará en conformidad a lo solicitado en el alcance del proyecto.
• Coordinación del alcance a ejecutar entre todos los involucrados del proyecto
• Todos los involucrados y responsables de proyecto mantienen debido conocimiento del mismo
• Control de calidad del proyecto
• Da la oportunidad de evaluar cuales son las mejores opciones de mercado para el proyecto en cumplimiento con los estándares solicitados.
• Optimización de costos y tiempos de entrega
• Evitar cambios o retrasos no deseados
• Trazabilidad de todo lo aprobado y ejecutado en obra

Espero que toda esta información te haya sido de utilidad, cada proyecto llevará el proceso de aprobación de Submittals según mejor se ajuste a sus necesidades, pero siempre es recomendable llevarlo a cabo para que todo aquello que se planificó en etapas tempranas del proyecto y con el mejor esmero y dedicación de las partes interesadas pueda ser llevado a la realidad para el bienestar y comfort de los futuros ocupantes